Immer mehr Unternehmen setzen auf die Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-Diensten, um digitale Zeiterfassung, Personalakten und Bewerbungsverfahren effizient zu managen. Die Speicherung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten in der Cloud wirft jedoch datenschutzrechtliche Fragen auf, besonders wenn es um die Nutzung von Diensten wie Amazon Web Services (AWS) geht. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die gesetzlichen Rahmenbedingungen, die Unternehmen beachten sollten, wenn sie erwägen, Beschäftigtendaten in die AWS-Cloud zu übertragen.
Datenschutzrechtliche Anforderungen und die Rolle von AWS
Amazon Web Services, einer der führenden Clouddienstleister, bietet skalierbare Computerressourcen an, die oft als idealer Lösungspartner für datenintensive Prozesse angesehen werden. Trotz der vielfältigen Vorteile stellt sich die Frage, ob die Übermittlung von Beschäftigtendaten an AWS datenschutzrechtlich zulässig ist. Zentral hierbei ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die strenge Anforderungen an die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer stellt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenverarbeitungen sowohl den Datenschutzstandards der DSGVO als auch den Prinzipien des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) entsprechen, sofern Daten in die USA übermittelt werden.
Die Unterscheidung von non-HR und HR Data
Eine der Herausforderungen bei der Nutzung von AWS ist die Unterscheidung zwischen non-HR Data und HR Data. Für Unternehmen ist es entscheidend zu verstehen, dass diese Unterscheidung Auswirkungen auf die Zertifizierungsvoraussetzungen hat. Nur wenn ein US-Unternehmen speziell für HR Data zertifiziert ist, kann es sich verpflichten, die Kooperationsanforderungen der europäischen Datenschutzbehörden bezüglich personenbezogener Daten von Beschäftigten zu erfüllen. Eine Zertifizierung für non-HR Data hingegen deckt nur allgemeine Datensätze ab, was Unternehmen darauf hinweist, potenzielle rechtliche und organisatorische Risiken sorgfältig abzuwägen.
Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen darauf achten, ob ihre potenziellen Clouddienstleister die notwendige DPF-Zertifizierung für HR Data besitzen. Das Fehlen dieser Zertifizierung bei einem Anbieter wie AWS bedeutet für europäische Arbeitgeber nicht automatisch ein Verbot der Nutzung, jedoch sollten zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erwogen werden. Falls der Angemessenheitsbeschluss oder eine entsprechende Zertifizierung wegfallen, kommen beispielsweise Standardvertragsklauseln in Betracht, um ein gleichwertiges Datenschutzniveau gemäß Artikel 46 DSGVO zu gewährleisten. Zusätzlich ist die Durchführung eines Transfer Impact Assessments ratsam, um die Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Beschäftigten zu evaluieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren.
Fazit
Die Speicherung und Verarbeitung von Beschäftigtendaten in der AWS-Cloud bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Arbeitgeber in Europa sind angehalten, sowohl auf die passende Zertifizierung von AWS zu achten als auch interne Prozesse zu prüfen, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Indem sie proaktiv mit den Datenschutzbehörden zusammenarbeiten und sich der aktuellen Rechtslage bewusst sind, können Unternehmen die Vorteile der Cloud-Infrastrukturen nutzen, ohne Datenschutzrisiken einzugehen.
