Die Position des Datenschutzkoordinators wird zunehmend in den mittleren und großen Unternehmen geschaffen, als Unterstützung für den externen Datenschutzbeauftragten. Dabei agiert dieser als Verbindungselement zum Unternehmen. Mit grundlegenden Kenntnissen über die internen Prozesse und Verantwortlichkeiten ausgestattet, liefern Datenschutzkoordinatoren wertvolle Hinweise zu neuen Verarbeitungen, Dienstleistern oder anderen Änderungen innerhalb des Unternehmens.
Gleichzeitig erfolgt eine Zeitersparnis für den Datenschutzbeauftragten bei der Identifikation von Ansprechpartnern oder bei unternehmensinternen Richtlinien. Die Geschäftsführung sollte zukünftigen Koordinatoren eine entsprechende Weiterbildung ermöglichen. Hierzu bieten vielerorts bereits Dienstleister entsprechende Schulungen an, welche die vielfachen gesetzlichen Verpflichtungen des Datenschutzes, im Speziellen BDSG und der DSGVO, in wenigen Tagen angemessen vermitteln. Dieses Basiswissen spart Zeit bei der Einarbeitung in die Themenbereiche des Datenschutzbeauftragten.
Zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten bilden sie in der Zukunft das „Team Datenschutz“, welches im Unternehmen vorgestellt und kommuniziert werden sollte. Auch um die interne Hemmschwelle bei Anfragen der Beschäftigten zum Datenschutz zu senken, ist der Datenschutzkoordinator eine gute Lösung. Zudem kann dieser den Datenschutzbeauftragten bei weniger komplexen Anfragen aus dem Unternehmen unterstützen. Weitere Aufgaben können unter anderem sein, den Verantwortlichen bei der Meldung von neuen Verarbeitungstätigkeiten zu unterstützen, sowie bei Datenschutzvorfällen und Neuerungen im Datenschutz als Informationsverteiler intern zu wirken.
Ebenso kann der Koordinator die Verhandlung von Auftragsverarbeitungsverträgen begleiten und bei der Erstellung von Einwilligungen und Datenschutzinformationen unterstützen. Die Tätigkeit des Datenschutzkoordinators ist in der Regel, eine zusätzliche Tätigkeit und es sollte durch die Unternehmensführung ein gewisser Prozentsatz der Arbeitszeit für diese Aufgabe freigestellt werden. Wenn in Ihrem Unternehmen, Ihr externer Datenschutzbeauftragte einen Großteil seiner Zeit damit verbringt, Verantwortlichkeiten oder Prozesse zu identifizieren, ist vielleicht die Einrichtung eines Datenschutzkoordinators angeraten. Es bietet sich an, Personal aus der Personalabteilung oder der IT zu berufen. Diese haben in der Regel einen guten Zugang zu allen relevanten Bereichen und können dem externen Datenschutzbeauftragten wertvolle Hinweise liefern.
In Rahmen unserer Mandate arbeitet die legitimis vielfach mit Datenschutzkoordinatoren zusammen und kann die Wirksamkeit und Effizienz bestätigen.
