Verständnis für Auftragsverarbeitungsketten
In der modernen Unternehmenswelt ist der Einsatz von Auftragsverarbeitern zur Datenverarbeitung eine gängige Praxis. Dennoch gehört zu den größten Herausforderungen von Organisationen, die Übersichtlichkeit bei langen Auftragsverarbeitungsketten zu wahren. Je länger die Kette, desto komplexer wird die Nachverfolgung von Daten und die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Verantwortliche sind verpflichtet, die Kontrolle über die gesamte Kette zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Verarbeitungsprozesse den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.
Die zentrale Rolle des Verantwortlichen
Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat klargestellt, dass die Verantwortlichen unabhängig von der Komplexität der Auftragsverarbeitungskette zentral bleiben. Sie legen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung fest und sind verantwortlich für die sorgfältige Auswahl ihrer Subverarbeiter. Die schriftliche Genehmigung durch den Verantwortlichen, wie in Art. 28 Abs. 2 DSGVO gefordert, stellt sicher, dass alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen über alle Ebenen hinweg eingehalten werden.
Prüfungs- und Dokumentationspflichten
Um die Transparenz und deren Räume für die Verarbeitung zu wahren, müssen Verantwortliche sicherstellen, dass sie über umfassende Informationen zu allen betroffenen Auftragsverarbeitern verfügen. Dazu gehören der Name, die Anschrift, und die spezifischen Tätigkeiten der Subverarbeiter. Diese Details müssen präzise dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden. Eine solche Dokumentation ermöglicht es den Verantwortlichen, den Anforderungen von Transparenzpflichten und Betroffenenanfragen gerecht zu werden.
Effektive Kontrolle und kontinuierliche Überprüfung
Die Einführung einer robusten Kontrollstruktur innerhalb der Verarbeitungsketten ist unerlässlich. Der Verantwortliche muss die Garantie haben, dass jede Stufe der Kette ein gleichbleibendes Datenschutzniveau einhält. Dazu gehört die Bewertung der angebotenen Garantien der Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Im Falle von Unsicherheiten oder vagen Informationen dürfen Verantwortliche nicht zögern, weitergehende Prüfungen zu veranlassen.
Umgang mit internationalen Datenübertragungen
Ein besonderes Augenmerk muss auf die Übermittlung von Daten in Drittländer gelegt werden. Die Pflichten des Verantwortlichen erstrecken sich auch darauf, ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 44 ff. DSGVO sicherzustellen. Die Identifizierung aller internationalen Datenflüsse und die regelmäßige Überprüfung der damit verbundenen Verträge und Schutzmaßnahmen bilden den Kern dieser Pflicht.
Fazit: Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung ihrer Auftragsverarbeitungsketten aufmerksam und proaktiv sein. Die Erstellung detaillierter Auftragsverarbeitungsverträge und die klare Kommunikation der Anforderungen gegenüber allen Beteiligten sind wesentliche Maßnahmen, um sich datenschutzrechtlich abzusichern.
Dieser Blogpost betont die Bedeutung einer sorgfältigen Verwaltung und Kontrolle innerhalb von Auftragsverarbeitungsketten, um den datenschutzrechtlichen Anforderungen auf allen Ebenen gerecht zu werden.
