Die Herausforderung ungewollter Initiativbewerbungen
Viele mittelständische Unternehmen erhalten Initiativbewerbungen, obwohl sie keine offenen Stellen ausgeschrieben haben. Die DSGVO stellt Betriebe hierbei vor eine besondere Herausforderung: Wie ist mit den Bewerbungsunterlagen umzugehen, wenn sie weder angefordert wurden noch ein Einstellungsbedarf besteht? Entscheidend ist, wie die eingegangenen Daten behandelt werden und welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen daraus resultieren.
Rechtliche Grundlagen der Informationspflichten
Gemäß Art. 13 DSGVO besteht grundsätzlich eine Pflicht, Bewerbende über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Informationspflicht greift jedoch nur, wenn das Unternehmen die Daten tatsächlich erhebt – also einen eigenen Verarbeitungszweck verfolgt. Geht eine Initiativbewerbung ohne vorherige Aufforderung im Unternehmen ein und werden die Daten unmittelbar ungelesen und vollständig gelöscht, fehlt es aus datenschutzrechtlicher Perspektive an einer „Erhebung“. In diesem Fall entfällt die Notwendigkeit, Bewerbende über die Datenverarbeitung zu informieren, da keine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO stattfindet.
Unterschiedliche Szenarien im Unternehmensalltag
Anders gestaltet sich die Situation, sobald ein Unternehmen beispielsweise eine Rückmeldung an die oder den Bewerbenden sendet – etwa in Form einer Absage oder einer Mitteilung, dass aktuell keine offenen Stellen bestehen. Bereits hierfür werden personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse oder Postanschrift genutzt. In diesen Fällen spricht man datenschutzrechtlich von einer Erhebung bzw. Verarbeitung. Das bedeutet: Das Unternehmen ist verpflichtet, die betroffene Person über den Umgang mit ihren Daten gemäß Art. 13 DSGVO zu informieren. Dies kann durch einen kurzen Datenschutzhinweis im Text oder durch eine Verlinkung auf weiterführende Informationen geschehen.
Praktische Empfehlungen für die datenschutzkonforme Umsetzung
Unternehmen sollten sich bewusst entscheiden, ob und wie auf ungewollte Initiativbewerbungen reagiert wird. Erfolgt keinerlei Nutzung der Daten und erfolgt eine unmittelbare Löschung, sind keine weiteren Maßnahmen nötig. Wird hingegen eine Rückmeldung verschickt, empfiehlt sich ein transparenter Hinweis auf die Verarbeitung und Löschung der Bewerbungsdaten sowie Verweise auf die entsprechenden Datenschutzinformationen des Unternehmens. Auf diese Weise werden sowohl die Anforderungen der DSGVO erfüllt als auch die Rechte der Bewerbenden geachtet.
Ziel sollte es sein, die internen Abläufe so zu gestalten, dass auch bei unerbetenen Initiativbewerbungen eine rechtssichere und zugleich wertschätzende Kommunikation gewährleistet werden kann.
