Die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) im Spannungsfeld der Interessen
Datenschutzbeauftragte nehmen in Unternehmen eine zentrale Rolle ein, wenn es um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben geht. Die Integrität und Unabhängigkeit dieser Funktion sind unabdingbar, denn nur so kann eine objektive Überwachung und Beratung zum Datenschutz gewährleistet werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt ausdrücklich vor, dass DSBs keine Aufgaben übernehmen dürfen, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten. In der Praxis unterschätzen Unternehmen jedoch mitunter die Relevanz dieses Gebots – mit teils empfindlichen Konsequenzen.
Konfliktpotenziale bei der Ämtervereinbarkeit
Ein typisches Risiko für Interessenkonflikte entsteht immer dann, wenn der oder die Datenschutzbeauftragte gleichzeitig leitende Funktionen innehat, wie beispielsweise die Position des Geschäftsführers, Leiters der IT oder Personalverantwortlichen. Diese Funktionen beinhalten oft Entscheidungsbefugnisse über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Person, die über Datenverarbeitungen entscheidet, kann dann nicht zugleich deren Einhaltung neutral kontrollieren. Daraus ergibt sich ein klassischer Zielkonflikt, der die Unabhängigkeit der Datenschutzkontrolle unterminiert.
Die Aufsichtsbehörden in Europa achten zunehmend darauf, dass bei der Bestellung von DSBs keine Überschneidungen mit verantwortlichen Stellen im Unternehmen bestehen. Ansonsten drohen nicht nur Beanstandungen, sondern auch Bußgelder – unabhängig davon, ob tatsächlich Datenschutzverstöße vorliegen.
Praktische Empfehlungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten
Um Interessenkonflikte bei der Benennung eines DSB zuverlässig zu vermeiden, sollten Unternehmen proaktiv vorgehen. Dabei gilt als Leitlinie: Je mehr Einfluss eine Funktion auf datenschutzrelevante Entscheidungen hat, desto ungeeigneter ist sie für die Besetzung des DSB-Amts. Besonders Mitglieder der Geschäftsleitung, IT-Leiter, Personalchefs oder weitere Schlüsselpositionen sollten grundsätzlich nicht zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden.
Zur sicheren Ausgestaltung empfiehlt es sich, interne Richtlinien zu erarbeiten, in denen klar definiert wird, welche Funktionen mit dem Amt des DSB unvereinbar sind. Stellenanzeigen und Dienstleistungsverträge sollten so präzise formuliert werden, dass die Unabhängigkeit des DSB jederzeit sichergestellt bleibt. Zusätzlich kann eine regelmäßige Sensibilisierung für das Thema im Unternehmen helfen: Alle Beteiligten, insbesondere Führungskräfte, sollten darüber informiert sein, wann und wodurch Interessenkonflikte entstehen können.
Fazit: Unabhängigkeit als Schlüssel zum erfolgreichen Datenschutz
Die unabhängige Stellung des Datenschutzbeauftragten ist für ein funktionierendes Datenschutzmanagement unerlässlich. Unternehmen, die frühzeitig Maßnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten treffen, minimieren nicht nur das Risiko aufsichtsbehördlicher Sanktionen. Sie sichern sich auch die Voraussetzung, intern die Wirksamkeit des Datenschutzes nachhaltig zu gestalten und nach außen Vertrauen zu schaffen. Wer auf die fachgerechte Bestellung eines neutralen und weisungsunabhängigen Datenschutzbeauftragten achtet – idealerweise extern oder in einer klar abgegrenzten internen Rolle ohne Entscheidungsverantwortung für Datenverarbeitung –, beugt Konflikten effektiv vor und positioniert sich als verantwortungsbewusstes Unternehmen am Markt.
