Microsofts jüngste Integration von künstlicher Intelligenz in seine Office-Anwendungen – bekannt als Copilot – bringt bemerkenswerte Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung. Diese KI-gestützte Assistenz kann in Programmen wie Word, Excel, Outlook und Teams Inhalte analysieren, zusammenfassen oder neue Inhalte generieren. Doch neben den Vorteilen dieser innovativen Technologien treten erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auf. Die wichtigsten Fragen behandeln dabei den Umgang mit Unternehmens- und Personendaten.
Funktionsweise und datenschutzrechtliche Herausforderungen
Copilot stützt sich technisch auf große Sprachmodelle, die mit den Daten des Unternehmens verknüpft sind. Diese Verknüpfung stellt eine datenschutzrechtliche Herausforderung dar. Während die Nutzung der KI auf den ersten Blick harmlos erscheint, da sie Antworten basierend auf den gespeicherten Daten generiert, ist die Tatsache, dass diese Daten intern gesammelt und mit externen Inhalten kombiniert werden können, ein wesentlicher Risikofaktor. Unternehmen müssen prüfen, in welchem Umfang Microsoft Zugriff auf ihre Daten hat und wie diese verarbeitet werden.
Schwierigkeiten bei der Datenverarbeitung
Ein kritischer Punkt im Rahmen des Datenschutzes ist die Funktionalität von “Connected Experiences” und Plugins. Diese ermöglichen es, Daten über verschiedene Tools hinweg zu nutzen. Dabei könnten persönliche oder sensible Daten ungewollt offengelegt oder verändert werden. Zudem ist Microsoft für bestimmte Datenprozesse selbst verantwortlich, was bedeutet, dass Unternehmen nicht immer kontrollieren können, welche Informationen wie genutzt werden. Dies erschwert das Erfüllen von Compliance-Anforderungen und den Schutz personenbezogener Daten.
Risikominderung durch gezielte Maßnahmen
Um die Datenschutzrisiken bei der Nutzung von Copilot zu minimieren, müssen Unternehmen ein fundiertes Berechtigungskonzept einführen und den Zugang zu sensiblen Daten kontrollieren. Die Nutzung von Verwaltungswerkzeugen wie Microsoft Purview kann helfen, Daten korrekt zu klassifizieren und unberechtigten Zugriff zu verhindern. Ferner sollten Organisationen ihre Mitarbeiter über Datenschutzrisiken aufklären und dafür sorgen, dass diese bewusster mit den vorhandenen Tools umgehen. Die Einführung von administrativen Einschränkungen und das Abschalten unnötiger Funktionen können ebenfalls dazu beitragen, die Risiken zu verringern.
Insgesamt bietet Microsoft Copilot viele Vorteile für die Effizienz im Arbeitsalltag, jedoch muss der Datenschutz an erster Stelle stehen. Unternehmen sind gefordert, ihre Praktiken zu überdenken und anzupassen, um die Nutzung neuer Technologien sinnvoll und sicher zu gestalten.
