Protokollierung von Besprechungen in Microsoft Teams: Datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen und Handlungsempfehlungen
Rechtliche Grundlagen der Protokollierung
Die wachsende Bedeutung virtueller Besprechungsplattformen in Unternehmen – wie Microsoft Teams – wirft regelmäßig die Frage auf, unter welchen Voraussetzungen Gespräche und Besprechungen dokumentiert werden dürfen. Zentral ist dabei die Unterscheidung zwischen schriftlichen Mitschriften und technischen Aufzeichnungen. Während handschriftliche oder manuelle Protokolle grundsätzlich unproblematisch sind, unterliegt die technische Aufzeichnung – etwa per Ton- oder Videoaufnahme – strengen gesetzlichen Anforderungen. Grundlage hierfür sind insbesondere die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des § 201 StGB, welcher das nicht-öffentliche gesprochene Wort schützt. Eine Audio- oder Videoaufzeichnung ist demnach nur zulässig, wenn eine ausdrückliche und informierte Einwilligung sämtlicher Besprechungsteilnehmer vorliegt. Ohne eine solche Einwilligung kann die Aufzeichnung nicht nur einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht darstellen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Transkription und automatische Protokollierung
Neben manuellen Mitschriften gewinnt zunehmend auch die Transkription, also die automatisierte Verschriftlichung von gesprochenem Wort durch Software, an Bedeutung. Hierbei ist zu differenzieren: Erfolgt die Protokollierung rein manuell, ohne Zwischenspeicherung von Audioinhalten, liegt keine technische Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes vor. Anders verhält es sich, wenn eine Software das Gespräch zunächst aufzeichnet oder Audioinhalte temporär speichert, um daraus automatisch ein schriftliches Protokoll zu erzeugen. In diesem Fall greift der Schutz des gesprochenen Wortes sowie der Datenschutz, sodass auch hier die Einwilligung aller Beteiligten unbedingt vorliegen muss. Unternehmen sollten daher im Vorfeld klären, welche technischen Lösungen zum Einsatz kommen und wie die Datenverarbeitung erfolgt.
Informationspflichten und organisatorische Maßnahmen
Unabhängig von der gewählten Form der Protokollierung müssen Unternehmen ihren Informationspflichten gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO nachkommen. Vor jeder Aufzeichnung oder automatisierten Protokollierung sind alle Teilnehmenden transparent über Zweck, Umfang, Speicherfristen und Empfänger der Daten zu informieren. Insbesondere ist die dokumentierte Einwilligung vor Beginn der Aufzeichnung einzuholen. Zusätzlich sollten Unternehmen sicherstellen, dass die erhobenen Daten nur dem festgelegten Zweck dienen und etwaige Zugriffe Dritter (z. B. durch Dienstleister) datenschutzkonform geregelt sind. Betriebliche Gremien, wie der Betriebsrat, sind gegebenenfalls zu beteiligen. Bei internationalen Gesprächsteilnehmern sind auch grenzüberschreitende Datenschutzregelungen zu beachten.
KI-gestützte Protokolle und besondere Schutzmaßnahmen
Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Protokollierung von Meetings eröffnet sich zusätzliche Komplexität. Selbst wenn Inhalte „nur“ analysiert oder zusammengefasst werden, werden personenbezogene Daten verarbeitet – schon das temporäre Zwischenspeichern von Audio- oder Videodaten kann datenschutzrechtlich relevant sein. Unternehmen müssen insbesondere bei der Auswahl von Tools darauf achten, dass sämtliche datenschutzrechtlichen Anforderungen – einschließlich der Datensicherheit, der Datenminimierung und der steuerbaren Löschfristen – eingehalten werden. Wo Dritte als Auftragsverarbeiter eingebunden sind, bedarf es eines entsprechenden Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
Empfehlungen für die Praxis
Die Protokollierung von Teams-Besprechungen lässt sich datenschutzkonform gestalten, wenn auf Freiwilligkeit und Transparenz größter Wert gelegt wird. Unternehmen sind gut beraten, klare Prozesse zum Umgang mit Protokollen und Aufzeichnungen zu etablieren, Mitarbeiter regelmäßig zu sensibilisieren und die eingesetzten Tools auf ihre datenschutzrechtliche Eignung hin zu prüfen. Nur so lässt sich der Spagat zwischen aussagekräftiger Dokumentation und dem Schutz der Persönlichkeitsrechte aller Beteiligten meistern.
