Datenschutzgerechte Aufzeichnung von Telefongesprächen im Unternehmen
Rechtliche Grundlagen und Anforderungen
Die Auswertung von Telefongesprächen ist für viele Unternehmen – etwa im Kundenservice oder zur Qualitätssicherung – von großer Bedeutung. Bei der Aufzeichnung solcher Gespräche handelt es sich jedoch stets um die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für einen rechtskonformen Umgang sind daher die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unbedingt zu beachten. Das wichtigste Prinzip dabei ist: Die betroffenen Personen müssen vor der Aufnahme eindeutig informiert und ihre ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden. Eine stillschweigende oder lediglich vermutete Zustimmung ist nicht ausreichend; vielmehr ist eine aktive Handlung – wie beispielsweise das Bestätigen mittels Tastendruck nach einer Bandansage – erforderlich. Neben der Einwilligungspflicht sind angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, damit die Daten nicht unbefugt abgerufen oder verarbeitet werden.
Besondere Herausforderungen bei der Aufzeichnung
Für interne Gesprächsteilnehmende, etwa Beschäftigte, empfiehlt es sich, die Rechtsgrundlage einer Betriebsvereinbarung oder andere geeignete Regelungen zu prüfen. Die Mitarbeitenden müssen über Umfang und Zweck der Aufzeichnung informiert werden und die Möglichkeit zum Einspruch oder zur Aussetzung haben. Die Aufzeichnung ganzer Gesprächsverläufe ohne Unterbrechungsoption widerspricht dem Grundsatz der Datenminimierung. Im Umgang mit externen Gesprächspartnern gelten in der Regel noch strengere Anforderungen: Hier ist eine explizite, dokumentierte Zustimmung jedes Gesprächsteilnehmers erforderlich. Eine Opt-Out-Lösung, bei der Betroffene der Aufzeichnung widersprechen müssten, ist datenschutzrechtlich nicht zulässig. Unternehmen sollten daher transparente Prozesse etablieren, um Einwilligungen rechtssicher einzuholen und zu dokumentieren.
Speicherdauer und Löschung
Die Speicherdauer von Telefonmitschnitten muss sich strikt am Verarbeitungszweck orientieren. Eine langfristige Archivierung, die über den notwendigen Zeitraum hinausgeht, ist nicht zulässig. In der Regel empfiehlt sich eine Löschfrist von wenigen Wochen bis maximal sechs Monaten, sofern nicht davon abweichende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Frist sind die Aufzeichnungen sicher und vollständig zu löschen. Ebenso sollten Routinen geschaffen werden, um regelmäßig zu prüfen, ob eine weitere Speicherung noch gerechtfertigt ist.
Heimliche Aufzeichnungen: Strafrechtliche und arbeitsrechtliche Risiken
Besonders kritisch sind heimliche Telefonaufzeichnungen zu bewerten. Ohne Wissen und Zustimmung der Beteiligten stellt die Aufnahme eines nicht öffentlichen Gesprächs nach § 201 StGB eine Straftat dar und ist somit grundsätzlich verboten. Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufzeichnung durch einen Mitarbeitenden oder das Unternehmen erfolgt. Nur in sehr engen Ausnahmefällen – etwa zur Sicherung von Beweisen bei gravierenden Rechtsverletzungen – könnten abweichende Einschätzungen möglich sein. Das Risiko rechtlicher Konsequenzen im Falle einer heimlichen Aufnahme sollte jedoch nicht unterschätzt werden. Neben strafrechtlichen Sanktionen drohen unter Umständen auch arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung.
Transparenz schafft Vertrauen
Um die rechtlichen Fallstricke zu umgehen und das Vertrauen von Kunden wie Mitarbeitenden zu stärken, sollten Unternehmen das Thema Aufzeichnung offen kommunizieren. Eine umfassende Information über Zwecke, Speicherung und Rechte der Betroffenen ist unerlässlich. Darüber hinaus empfiehlt es sich, den betrieblichen oder extern bestellten Datenschutzbeauftragten frühzeitig einzubeziehen, um datenschutzkonforme Prozesse auf- und umzusetzen. So wird gleichermaßen Rechtssicherheit gewährleistet und eine positive Unternehmenskultur im Umgang mit personenbezogenen Daten gefördert.
