Die Bayrische Datenschutzaufsichtsbehörde (BayLDA) hat sich in ihrem Tätigkeitsbericht 2021,der Ende 2022 veröffentlicht wurde, mit der Frage befasst, ob Mitarbeitende sich weigern können, die Verpflichtungserklärung zum Datenschutz zu unterschreiben. Diese Verpflichtungserklärung wird bei Aufnahme des Arbeitsverhältnisses unterschrieben, einhergehend mit der obligatorischen Schulung zum Datenschutz.
Hiermit bestätigt der Mitarbeitende, dass er personenbezogene Daten ausschließlich rechtskonform nach DSGVO verarbeitet, nur im Rahmen seiner Arbeitstätigkeiten und zu keinem anderen Zweck. Da auch Haftungsfragen und mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen bei grob fahrlässigem Verhalten hier eine nachgeordnete Rolle spielen, entstehen mitunter Vorbehalte gegenüber der Unterzeichnung eines solchen Dokuments.
Laut BayLDA gilt die Pflicht zur Einhaltung des Datenschutzes auch ohne Verpflichtungserklärung. Die Verpflichtung zum Datengeheimnis, sowohl für personenbezogene Daten als auch für geschäftliche Daten, insbesondere Geschäftsgeheimnisse, ist eine gesetzliche Verpflichtung und besteht auch ohne zusätzliche Unterschrift der Verpflichtungserklärung. In vereinfachter Art und Weise kann man hier den Vergleich mit der Straßenverkehrsordnung ziehen. Auch hier muss sich jeder Verkehrsteilnehmer daranhalten. Auch ohne schriftliches Dokument müssen Vorfahrtsregeln und Ausschilderung beachtet werden. Für Unternehmen die als Auftragsverarbeiter agieren, kommt erschwerend hinzu, dass sie sich in ihren Vereinbarungen mit Ihren Auftraggebern dazu verpflichten das eingesetzte Personal auf den Datenschutz zu verpflichten.
Es ist aber in dem Sinne keine schriftliche oder elektronische Form erforderlich. Somit reicht nach Aussage der Bayrischen Datenschutzaufsichtsbehörde (BayLDA) eigentlich grundsätzlich die gesetzliche Verpflichtung.
Im Falle der absoluten Verweigerung, wenn Zusatzinformation und Aufklärung bei der verweigernden Person nicht wirken, ist die Nachweisbarkeit für das Unternehmen wichtig. Arbeitgeber sollten daher den vollständigen Prozess, einschließlich Weigerung, dokumentieren, um nachweisen zu können, dass eine Sensibilisierung auf den Datenschutz dennoch stattgefunden hat. Den Grund der fehlenden Verpflichtungserklärung gilt es in einem Protokoll oder einer Stellungnahme festzuhalten. Darin ist die erfolgte Information an den Mitarbeitenden, der Hinweis auf die Einhaltung des Datengeheimnisses und die Vertraulichkeit der Daten als fester Bestandteil des Arbeitsverhältnisses festzuhalten und dass diese von Gesetzeswegen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus gilt.
Um solch einer Situation zuvorzukommen empfiehlt legitimis vorab zur Verpflichtung auf den Datenschutz den Mitarbeitenden umfassend zu Sinn und Zweck der Verpflichtungserklärung aufzuklären. Hier kann auch der Datenschutzbeauftragte im persönlichen Gespräch eventuelle Vorbehalte aufklären und schlichtend einwirken.
Warum sollte eine Verpflichtungserklärung unterschrieben werden, wenn die Pflicht gesetzlich ist? Die Verpflichtungserklärung ist eine Bestätigung und Stärkung des betrieblichen Datenschutzes. Hierdurch wird der Mitarbeitende über die Pflicht und entsprechende Tragweite informiert. Der Arbeitgeber hat hingegen einen schriftlichen und unterschriebenen Nachweis – also seine Dokumentationspflicht erfüllt.
Abschließend stellt sich die Frage, ob Arbeitgeber Mitarbeitende, die sich weigern die Verpflichtungserklärung zu unterschreiben, trotzdem einstellen sollten? Mit den voran beschriebenen Maßnahmen kann grundsätzlich trotzdem eine Einstellung bzw. Beschäftigung erfolgen. Die Verweigerung muss sicherlich als Ausnahmefall betrachtet werden. Damit es nicht so weit kommt ist die Aufklärung und Sensibilisierung zu dem Thema unerlässlich.
Sollte es doch zu einer solchen Situation kommen unterstützt legitimis seine Kunden mit Rat und Tat. Datenschutz bleibt spannend.
