Arbeitgeber sind seit 2014 verpflichtet, länger erkrankten Beschäftigten ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (kurz: BEM) anzubieten. Das BEM dient dem Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit und ist ein Instrument, um den Folgen des demographischen Wandels wirksam zu begegnen. Gleichzeitig sichert das BEM durch frühzeitige Intervention die individuellen Chancen den Arbeitsplatz zu behalten.
Ein Instrument um lang erkrankte Beschäftigte in das Arbeitsleben wieder zurück zu begleiten ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement gem. § 84 Abs. 2 SGB IX. Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist es, den Ursachen von Arbeitsunfähigkeitszeiten einer oder eines Beschäftigten nachzugehen und nach Möglichkeiten zu suchen, künftig Arbeitsunfähigkeitszeiten zu vermeiden oder zumindest zu verringern.
Um diese Ziele zu erreichen, müssen individuell Maßnahmen abgeleitet werden, wofür der Zugriff auf personenbezogene und auch besonders schützenswerte Daten notwendig ist. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten muss sparsam erfolgen und ist nur zur Erfüllung der Ziele des BEM zulässig. Um ein BEM-Verfahren durchführen zu können, ist der Arbeitgeber darauf angewiesen, dass sensible und vom Gesetz besonders geschützte Gesundheitsdaten der betroffenen Beschäftigten verarbeitet werden.
Dazu gehören medizinische Diagnosen des Arztes aber auch eingehende Gespräche zur allgemeinen Gesundheits- und Familiensituation der Betroffenen. In der Regel wird ein BEM-Team formiert, welches den Betroffenen, Vertreter der Interessenvertretung und der Personalabteilung aber auch externen Berater enthalten kann, welche sich ihrerseits der gebotenen Vertraulichkeit ihrer Arbeit bewusst sein sollten.
Deshalb muss, auch vor Einleitung einer BEM-Maßnahme die Frage nach dem Datenschutz beantwortet werden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses. Dies gestützt durch die Rechtsgrundlage § 84 Abs. 2 SGB IX welche die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 c DSGVO vorerst legitimiert. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Anbietungspflicht des Arbeitgebers zu erfüllen, welcher er unterliegt. Dazu kann er auch Statistiken zu Arbeitszeiten auswerten, um hier die Angebote an Beschäftigte zeitnah und fristgerecht zu unterbreiten.
Diese Rechtsgrundlage legitimiert jedoch nur die Erhebung von Krankheitszeiten und eine Einladung zum Erstgespräch, die sich daraus ergibt. Für die eigentliche Maßnahme wird eine eigene Rechtsgrundlage benötigt. Das Einholen einer Einwilligung der beschäftigten Person ist hier die einzige gangbare Lösung. Es sollte eine Einwilligung im Sinne des Art. 9 DSGVO eingeholt werden, denn die Erfüllung und Ausübung der Rechte aus einem Arbeitsverhältnis sowie die Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin sind subsummiert.
Die Einwilligung muss freiwillig und wirksam erteilt werden. Der Arbeitgeber muss Betreffende darauf hinweisen, dass er der Erhebung und Nutzung seiner Daten zustimmt und in welchem Umfang die Einwilligung erklärt wird. Auch den Zweck der Datenerhebung muss dem Beschäftigten mitgeteilt werden, denn im Hinblick auf die Reichweite der Einwilligungserklärung ist der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Eine Datenerhebung ist demnach nur zulässig, wenn die Daten für einen festgelegten, eindeutigen und legitimen Zweck erhoben werden. Für den Arbeitgeber empfiehlt es sich, immer eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im BEM einzuholen.
Da sich der Prozess während des BEM-Verfahrens ändern kann, durch z.B. neue Ziele oder Akteure, ist es erforderlich, die Einwilligungserklärung ggfs. anzupassen oder neu einzuholen.
Sofern ein Betroffener das BEM in Anspruch nimmt, ist für das BEM eine separate BEM-Akte je Betroffenem anzulegen, die alle auf den Fall bezogenen Unterlagen enthält und die gleichzeitig räumlich sowie physisch getrennt von der Personalakte und zeitlich befristet zu führen ist. Dies bedeutet, dass das BEM-Team der Personalabteilung ohne Angabe von Gründen ausschließlich die folgenden Informationen schriftlich mitteilt: Einleitung, Abschluss, Nichtzustandekommen, Abbruch oder Unterbrechung des BEM-Verfahrens. Mithin sind auch nur diese Informationen in der Personalakte gespeichert.
Darüber hinaus sind alle am BEM-Verfahren beteiligten Personen zur absoluten Verschwiegenheit zu verpflichten bezüglich aller Informationen, die sie über Betreffende erfahren. Die Umsetzung der Verschwiegenheitspflicht ist Voraussetzung für das Vertrauen der Betroffenen.
Die angelegte BEM-Akte mit den für das Verfahren relevanten Unterlagen, insbesondere den in diesem Verfahren vereinbarten und getroffenen Maßnahmen, wird drei (3) Jahre nach dem Ende des BEM-Verfahrens an den Betroffenen gegen eine Empfangsbekenntnis herausgegeben.
Auch im Rahmen der Dokumentationspflicht des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO sollte der Prozess des BEM als eigenständige Verarbeitungstätigkeit, durch die Personalabteilung geführt, dargestellt sein. Im größeren Unternehmen sollte zusätzlich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung angestrebt werden.
